Spécialiste en gestion des installations – Centre de services de Montréal

Description d'emploi

Aimeriez-vous contribuer à la croissance d’une société mondiale qui travaille avec 91 % des sociétés inscrites au classement Fortune Global 500? L’établissement de relations avec la clientèle et l’idée de mettre en place un environnement de travail des plus agréables vous passionnent-ils? Vous avez de l’expérience en direction des activités opérationnelles? Si c’est le cas, nous avons un poste des plus stimulants à pourvoir au sein de notre équipe Gestion des installations au Canada, tout particulièrement pour les bureaux de Montréal et d’Ottawa.

L’unité fonctionnelle Solutions, Immobilier et bureau de WTW est responsable de l’aménagement de l’environnement de travail, de la mise en place des processus, de la mise à disposition des équipements et des ressources nécessaires pour permettre aux collègues de WTW de répondre efficacement aux demandes des clients et d’atteindre l’ensemble des objectifs de l’organisation.

Le service Gestion des installations constitue le volet opérationnel de l’unité fonctionnelle Solutions, Immobilier et bureau, et la personne qui occupe le poste de chef, Gestion des installations dans une entité géographique définie de WTW (bureau, marché ou centre de services) est responsable de la mise à disposition d’un ensemble complet de programmes et de services de soutien efficaces et efficients aux collègues locaux, et ce, en vue de favoriser la productivité, de gérer les coûts, d’atténuer les risques, de promouvoir les valeurs de WTW et de soutenir la marque de l’organisation.

Les programmes et les services fournis par l’équipe Gestion des installations comprennent, entre autres, l’aménagement de l’environnement de travail, l’entretien et la maintenance des équipements, la réception, le soutien pour la tenue de réunions sur place, y compris les services de restauration, l’impression, les envois postaux et les achats, l’administration des installations et des équipements de bureau, la sécurité, la continuité des activités, la gestion des dossiers ainsi que toute autre forme de soutien aux unités fonctionnelles de l’organisation (selon les besoins).

En collaboration avec les dirigeants de secteurs d’activité et d’unités fonctionnelles, la personne qui dirige le service Gestion des installations est aussi responsable de l’administration et de la mise en application de certaines politiques et de certains programmes de l’organisation.

Notez que le parrainage ou l’assistance pour l’obtention de visas de travail de non-immigrants ne sont pas offerts dans le cadre de cette offre d’emploi en particulier.

Le poste

Le Centre de services de Montréal (le « Centre de services ») offre actuellement ses services aux bureaux de WTW situés à Montréal et à Ottawa. Les principales responsabilités du spécialiste en gestion des installations consistent à être responsable de la gestion des installations dans ce centre, responsabilités qui sont actuellement décrites ci-après, mais qui pourraient être modifiées en fonction de l’évolution continue du modèle d’exploitation du service Gestion des installations de WTW. 

• Établir ou revoir le budget annuel des activités opérationnelles du bureau régional et effectuer un suivi périodique des rapports financiers afin de gérer les coûts d’exploitation du bureau par une approche prudente, c’est-à-dire sans que cela entraîne des effets défavorables sur les activités commerciales.
• Superviser, encadrer et gérer les collègues de l’équipe régionale Gestion des installations et, possiblement, les membres de l’équipe régionale des Services langagiers; superviser la définition des objectifs, gérer le rendement et veiller au perfectionnement professionnel des subordonnés directs.
• Travailler en collaboration avec les membres de la direction du bureau et les collègues des unités fonctionnelles en vue d’établir des relations de confiance, de définir les besoins des secteurs d’activité régionaux, de fournir une expertise et des directives opérationnelles, de simplifier les processus, d’atténuer les risques, de mettre en œuvre des solutions de soutien qui permettent d’assurer une utilisation avantageuse et rentable des ressources locales, régionales ou mondiales, et de veiller au respect des politiques et des normes de l’entreprise à l'échelle locale (p. ex., la sécurité, la conformité, la valorisation de la marque, la gestion des dossiers, etc.)
• Travailler activement en collaboration avec l’équipe Services immobiliers de l’entreprise et les dirigeants des secteurs d’activité régionaux pour mener à bien des projets immobiliers de bureaux situés dans le pays ou le territoire visé, et partager les connaissances acquises avec les autres parties intéressées.
• Gérer les relations avec certains partenaires et avec certaines parties prenantes externes, selon ce qui est jugé nécessaire par les secteurs d’activité ou par d’autres unités fonctionnelles pertinentes, avec le consentement de la direction de Solutions, Immobilier et bureau.
• Travailler avec chef régional du service Gestion des installations afin de concevoir et de mettre en place des paramètres d’évaluation du service qui respectent les normes établies à l’échelle mondiale ou régionale; communiquer les normes et les paramètres aux chefs de secteurs, au besoin.
• Approuver périodiquement les factures de fournisseurs non commerciaux, conformément à la matrice d’approbation de l’organisation, et prodiguer, le cas échéant, des conseils de dépannage aux personnes chargées de la codification des factures.
• Promouvoir des projets qui permettent d’accroître la rentabilité de l’organisation et d’améliorer la qualité des services offerts, gérer ou soutenir les activités de gestion du changement en vue de minimiser les interruptions des activités, et veiller à ce que la participation du service Gestion des installations contribue à l’atteinte des objectifs définis.
• Connaître en profondeur les politiques et les lignes directrices de WTW, et veiller à ce que les collègues adoptent les comportements et les pratiques attendus au bureau au moyen de communications, de formations et de la mise en place de protocoles locaux.
• Utiliser les valeurs qui définissent WTW (orientation client, travail d’équipe, respect, excellence et intégrité), lesquelles sont liées aux comportements attendus, et mettre à profit notre engagement face à l’inclusion et à la diversité pour renforcer ce poste et orienter l’ensemble des objectifs de rendement.
• Maintenir à jour ses connaissances sur les enjeux et les obligations réglementaires se rapportant aux exigences en matière d’exploitation des installations pour les emplacements géographiques attribués. En ce qui concerne tout particulièrement la législation québécoise en matière de langue, participer au comité de francisation du bureau de Montréal afin de veiller à ce que les communications des services Gestion des installations de Montréal et du Canada soient conformes à la réglementation en vigueur.
• Participer, selon les besoins, aux projets et aux initiatives mis en œuvre au Canada, en Amérique du Nord ainsi qu’à l’échelle mondiale.
• Dans le cadre de l’exercice des fonctions de ce poste, il peut être nécessaire de travailler en dehors des heures normales de bureau, en particulier lorsque les activités de WTW risquent d’être fortement perturbées.
  
  

Qualifications

Les exigences

Les compétences et les aptitudes générales requises pour occuper ce poste reposent notamment sur ce qui suit : le sens des affaires, le service à la clientèle, la gestion du changement, la concentration sur les résultats, la collaboration, la gestion des relations, la communication, le perfectionnement des talents et la résolution de problèmes. Cependant, les compétences et les aptitudes requises sont décrites de façon plus détaillée ci-après :

• Expérience en gestion opérationnelle pratique des fonctions de soutien aux activités commerciales dans le cadre d’un environnement de services professionnels axés sur le client.
• Aptitude reconnue en tant que gestionnaire de personnel, avec des compétences en matière d’encadrement, de formation et de motivation des collègues de différents échelons, en particulier dans des situations imprévues exigeant la prise de mesures immédiates.
• Orientation client marquée par une forte motivation à offrir un soutien à valeur ajoutée à la clientèle externe et interne.
• Capacité à mettre en place un environnement propice à la prise de décisions, à l’appropriation et à la responsabilisation à tous les échelons par la communication d’une position claire sur les principaux enjeux.
• Succès dans la conception et la mise en place de processus, de procédures et de lignes directrices qui favorisent l’efficacité et l’excellence en matière de prestation de services.
• Excellentes capacités de persuasion, étayées par de solides compétences en matière de communication écrite et orale, en vue de faciliter la compréhension de divers points de vue et de renforcer le soutien aux projets commerciaux et d’aider les principales parties prenantes à trouver des solutions satisfaisantes.
• Personne reconnue comme un agent du changement positif pour répondre aux nouvelles dynamiques de l’entreprise et aux nouvelles exigences en matière de soutien.
• Aptitudes avérées à établir des relations de travail harmonieuses avec divers interlocuteurs, en particulier avec les collègues locaux, régionaux ainsi qu’avec les collègues situés dans des zones géographiques différentes, et ce, en mettant l’accent sur la productivité commerciale
• Compétences reconnues en matière d’analyse, d’organisation, de gestion de projets, de résolution de problèmes et de prise de décisions pour répondre aux besoins de diverses parties prenantes.
• À l’occasion, il peut être nécessaire de travailler après les heures de travail normales, parfois avec un préavis très court.
• En plus des déplacements occasionnels requis dans le cadre du poste, certains déplacements peuvent également être nécessaires pour participer à des réunions de WTW portant sur des projets de plus grande portée géographique ou sur des projets d’entreprise.
• Maîtrise de l’utilisation des outils technologiques (p. ex., Office de Microsoft, SharePoint de Microsoft, Oracle et Teams de Microsoft).
• Un diplôme d’études collégiales ou universitaires est privilégié. Cependant, un diplôme d’études secondaires, un certificat d’études ou une équivalence officielle d’études secondaires constitue une exigence minimale en matière de scolarité.
• Une expérience de 2 à 5 ans acquise dans le cadre d’un poste similaire constitue un atout.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français et en anglais, pour tous les candidats et les candidates qui résident au Québec.

Employeur souscrivant aux principes d’équité en matière d’emploi